Ngày đăng bài: 01/02/2021 11:35
Lượt xem: 3903
Thực trạng và một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động tại Thư viện tỉnh Điện Biên

Hiện nay sự phát triển của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội. Việc ứng dụng CNTT trong công tác thư viện tại Thư viện  tỉnh Điện Biên đang được triển khai và đã thu được một số kết quả bước đầu. Tuy nhiên, các kết quả đạt được còn hạn chế, chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu đặt ra.

I. Mục đích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện

Việc ứng dụng CNTT trong thư viện nhằm nâng cao năng suất hoạt động của thư viện nhờ vào tính hỗ trợ tích cực cho công tác quản lý; đa dạng hoá sản phẩm, dịch vụ thư viện - thông tin; mở rộng khả năng chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và nâng cao vai trò, vị trí của thư viện, đồng thời đẩy mạnh, hỗ trợ bạn đọc trong việc tiếp cận, sử dụng thông tin và tăng khả năng đáp ứng những nhu cầu rất khác nhau của từng nhóm đối tượng trong cộng đồng phục vụ.

Hiện nay, CNTT được coi là công cụ hiệu quả nhất nhằm nối kết mọi người trên thế giới, văn hóa đọc cũng tìm thấy ở đó một công cụ hiệu quả nhằm phổ biến sách rộng rãi. Dựa vào các công cụ tra tìm trên máy, người dùng có thể khai thác một cách nhanh chóng và hiệu quả những tài liệu của thư viện hoặc liên thư viện khi cùng sử dụng chung một nghi thức. Ở mức độ tự động hóa cao hơn, chúng ta có thể xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) toàn văn cho thư viện điện tử.

1. Các ứng dụng công nghệ thông tin cơ bản trong hoạt động thư viện

Ứng dụng CNTT trong thư viện là sử dụng các phần mềm chuyên dùng, trang thiết bị hiện đại như: máy chủ và các máy trạm; máy in, máy fax, máy photo, điện thoại…; hệ thống an ninh thư viện; thiết bị chuyên dụng sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ, trong đó, không thể thiếu phần mềm quản lý thư viện. Khi được trang bị đồng bộ, sẽ giúp thư viện xử lý, phân phối và chia sẻ thông tin nhanh chóng, hiệu quả. Nhờ vào khả năng xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác, sẽ nâng cao hiệu quả công việc. Hiện nay, CNTT được ứng dụng trong hầu hết mọi hoạt động thư viện như: hoạt động quản lý, văn phòng và nghiệp vụ. Trong đó, hoạt động nghiệp vụ gồm tìm kiếm và bổ sung tài liệu (truyền thống và điện tử), xử lý thông tin và đưa ra phục vụ bạn đọc; tiến hành xây dựng các sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu thông tin của bạn đọc thư viện. Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể, các thư viện sử dụng hệ thống thông tin tự động hoá từng phần công việc hoặc tự động hoá hoàn toàn.

Những công việc cụ thể ứng dụng CNTT trong hoạt động của thư viện bao gồm: Bổ sung; Biên mục; Quản lý ấn phẩm định kỳ; Quản lý bạn đọc; Bảo quản và lưu trữ tài liệu; Xây dựng sản phẩm và dịch vụ; Mục lục điện tử; Trang thông tin điện tử; Dịch vụ lưu hành; Mượn liên thư viện; Dịch vụ truy cập Internet; Dịch vụ hướng dẫn bạn đọc…

2. Những thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện

Thuận lợi: Thư viện là một thiết chế văn hoá, đóng vai trò là trung tâm cung cấp thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau cho mọi tầng lớp nhân dân, nâng cao trình độ dân trí, góp phần đào tạo nguồn nhân lực cho địa phương. Sự phát triển của xã hội đã tạo ra nhu cầu cần phải có sự quan tâm nhiều hơn của chính quyền địa phương trong hoạt động thư viện, đặc biệt là vấn đề ứng dụng CNTT trong thư viện. Nếu không theo xu hướng phát triển chung đó, ngành Thư viện sẽ hoàn toàn bị tụt hậu và tự xoá bỏ vai trò của mình trong việc phục vụ cho sự phát triển của xã hội.

Khó khăn: Trên thực tế, việc đầu tư về cơ sở vật chất cũng như nguồn ngân sách cho thư viện hiện nay mới chỉ đáp ứng việc duy trì hoạt động chứ chưa đảm bảo để phát triển, đặc biệt là các hoạt động có tính chất sự kiện, tuyên truyền ngoài thư viện. Do vậy, hoạt động thư viện chưa có sức lan tỏa trong cộng đồng ở địa phương. Thư viện chưa thật sự trở thành trung tâm văn hoá, thông tin, giáo dục, phục vụ nâng cao dân trí cho mọi tầng lớp nhân dân, góp phần vào xây dựng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như vai trò vốn có của nó.

Hiện nay, về cơ bản, đội ngũ cán bộ thư viện tỉnh Điện Biên còn khá hạn chế về kiến thức, kỹ năng CNTT. Tình trạng này gây ra nhiều trở ngại, ảnh hưởng đến khả năng phát huy những lợi ích to lớn mà CNTT mang lại.

3. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin đối với Thư viện tỉnh Điện Biên

  a. Về trang thiết bị

  Hiện nay, thư viện tỉnh đang sử dụng 17 bộ máy vi tính cấu hình ở mức trung bình, trong đó có một số máy tính và thiết bị ngoại vi nằm trong gói thầu xây dựng trụ sở thư viện tỉnh đã hoạt động từ năm 2005 đến nay. Nhiều thiết bị đã có dấu hiệu xuống cấp, hư hỏng. Hệ thống máy tính, thiết bị của Dự án BMGF không được sử dụng trong công tác chuyên môn mà chỉ dùng cho việc truy cập Internet theo cam kết đã thỏa thuận khi thực hiện Dự án.

  b. Về phần mềm

Năm 2018, thư viện tỉnh Điện Biên được đầu tư kinh phí trang bị phần mềm thư viện số Docpro do Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển công nghệ FSI Việt Nam cung cấp. Đây là một giải pháp khá tối ưu đối với việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, văn bản, tài liệu dưới dạng số hóa (Tài liệu đã được sao chụp và có thể xem được dưới dạng các file ảnh).

Hiện tại, Thư viện tỉnh đã triển khai thực hiện công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ trên phần mềm này và thực hiện lưu trữ một số dạng tài liệu đã được số hóa để phục vụ bạn đọc.

Năm 2019, Thư viện tỉnh tiếp tục thực hiện cài đặt phần mềm quản lý thư viện tổng thể Kipos với 03 phân hệ: Biên mục, Tra cứu, Lưu thông thực hiện trên môi trường mạng nội bộ và mạng Internet. Đây là phần mềm được sử dụng trong các thư viện công cộng và thư viện chuyên ngành ở quy mô trung bình, với các đặc điểm dễ vận hành, thao tác. Tất cả tài liệu thư viện sẽ được cập nhật vào hệ thống Cơ sở dữ liệu theo khổ mẫu biên mục MARC 21 đang được sử dụng thống nhất trên cả nước tiến tới có thể trao đổi dữ liệu liên thông giữa các thư viện với nhau. Phân hệ tra cứu, lưu thông được thực hiện trực tuyến thông qua tài khoản được người quản trị thiết lập hoặc có thể tra cứu trực tuyến trên trang thông tin điện tử của thư viện, giảm được nhiều thời gian tra cứu tài liệu của bạn đọc và tăng độ chính xác của các nội dung bạn đọc cần tìm kiếm. Quy trình làm thẻ bạn đọc cũng được cải tiến nhờ hệ thống mẫu thẻ bạn đọc có thể tự thiết kế, in ấn thay vì phải vào sổ sách thủ công như trước đây, việc cập nhật thông tin của bạn đọc trở nên nhanh chóng, chính xác nâng cao hiệu quả sử dụng thư viện của mọi đối tượng bạn đọc.

c. Sản phẩm và dịch vụ dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin

Thông qua các phần mềm nghiệp vụ, Hiện nay thư viện tỉnh Điện Biên đã tạo lập các CSDL thư mục với các biểu ghi thư mục tài liệu trong thư viện, được mô tả theo chuẩn biên mục quốc tế thống nhất trong toàn hệ thống thư viện, bao gồm:

- 05 CSDL: Kho mượn sách người lớn; Kho mượn sách thiếu nhi; Kho đọc tại chỗ; Kho báo, tạp chí, Kho Địa chí và CSDL Tài liệu số hóa toàn văn. (Tổng cộng trên 60.000 biểu ghi thư mục tính đến thời điểm tháng 6/2020)

- Thư mục thông báo sách mới: Dùng cho Kho mượn sách người lớn, Kho mượn sách thiếu nhi, Kho địa chí.

- Trang thông tin điện tử: Đăng tải tin, bài, ảnh, tư liệu phản ánh các hoạt động của thư viện; Dữ liệu thư mục của các kho tài liệu in; Chuyên mục giới thiệu sách bằng Video Clip; Chuyên mục Điểm báo; Tài liệu số hóa toàn văn…

- Cơ sở dữ liệu tài liệu số hóa toàn văn đã thực hiện được 618 cuốn, 199.090 trang tài liệu.

- Ngoài ra, thư viện tỉnh vẫn duy trì phòng máy tính truy nhập Internet công cộng miễn phí thuộc Dự án BMGF với 05 ngày/tuần.

4. Nhận xét chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện

Điểm mạnh: Nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị kỹ thuật từng bước được hiện đại hoá. Trong quá trình thực hiện ứng dụng CNTT luôn nhận được sự hỗ trợ, hợp tác từ nhiều phía.

Điểm yếu: Nguồn ngân sách chưa đảm bảo yêu cầu phát triển. Chất lượng sản phẩm, dịch vụ chưa đa dạng.

II. Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện thời gian tới

1. Về phía thư viện

a. Nâng cao trình độ, kỹ năng cho đội ngũ người làm thư viện về quản lý, chuyên môn và CNTT

Thư viện tỉnh cần nghiên cứu tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các khoá đào tạo dành riêng cho cán bộ thư viện, trong đó nội dung đi sâu về các kỹ năng quản lý thư viện và kỹ năng quản lý CNTT trong thư viện, kỹ năng xử lý tài liệu theo các chuẩn biên mục, phân loại tài liệu, định đề mục chủ đề hay từ khoá… có khả năng khai thác và đánh giá các nguồn lực thông tin, trên cơ sở đó tổng hợp, phân tích thông tin để tạo lập các sản phẩm và dịch vụ thông tin đáp ứng yêu cầu của cộng đồng bạn đọc.

Hiện nay có khá nhiều cơ sở đào tạo chuyên ngành Thư viện - Thông tin ở các trình độ khác nhau với thời gian học đa dạng. Tuy nhiên, kinh phí cho các khoá đào tạo này khá cao cùng với thời gian học kéo dài, vì thế, thư viện có thể lựa chọn một số viên chức có khả năng, hoặc các viên chức chưa qua đào tạo nghiệp vụ thư viện được tham gia vào các chương trình đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ, cập nhật kiến thức chuyên môn một cách có hệ thống. 

b. Xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT

Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể nghiên cứu, xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT riêng cho phù hợp. Tuy nhiên, kế hoạch ứng dụng CNTT cần nêu lên những nội dung cơ bản sau: Nhiệm vụ của CNTT trong thư viện: mô tả lý do cần phải ứng dụng CNTT trong thư viện. Đưa ra các nguyên tắc hướng dẫn ứng dụng CNTT vào trong mọi hoạt động của thư viện, những nguyên tắc này phải hỗ trợ cho tầm nhìn, nhiệm vụ và mục tiêu của thư viện. Xác định tầm nhìn cho việc sử dụng CNTT trong thư viện, mô tả ngắn gọn về hình ảnh thư viện trong tương lai. Đánh giá môi trường bên trong và bên ngoài thư viện thông qua phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội cũng như các sự cố về kỹ thuật có thể xảy ra, hướng nâng cấp hệ thống theo từng giai đoạn hoạt động....

c. Phát triển và đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ thông tin dựa trên CNTT

- Hoàn thiện sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện: Thư viện cần hoàn thiện và nâng cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện có như trang thông tin điện tử, CSDL thư mục sách, tra cứu tài liệu tự động, tận dụng những tiện ích mà CNTT mang lại để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ mới, đáp ứng yêu cầu của bạn đọc.

- Trang thông tin điện tử phải đảm bảo thể hiện đầy đủ thông tin giới thiệu về thư viện, nguồn lực của thư viện và cách thức, điều kiện để bạn đọc sử dụng được nguồn lực này, thông tin phải được cập nhật thường xuyên, đảm bảo chất lượng. Đồng thời, trang thông tin điện tử phải thực hiện được vai trò là kênh trao đổi thông tin giữa thư viện và bạn đọc.

- CSDL thư mục: Cần đảm bảo tính chính xác, vì vậy cần rà soát, kiểm tra và có những chỉnh sửa kịp thời, tránh tình trạng mất thông tin khi bạn đọc tra cứu tài liệu. Khi nâng cấp hoặc chuyển đổi sang phần mềm mới… thư viện cần làm việc với nhà cung cấp, hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra khi tiến hành sao chép dữ liệu, các thư viện cần cho phép bạn đọc đặt mượn, gia hạn tài liệu trực tuyến.

- Dịch vụ sử dụng máy tính và mạng Internet: Tuỳ vào chính sách của mình mà thư viện có thể thực hiện thu phí hay miễn phí đối với dịch vụ này. Phải đảm bảo về chất lượng dịch vụ, tốc độ xử lý, các phần mềm hỗ trợ được cài đặt sẵn, hướng dẫn người sử dụng máy tính, mạng Internet…

Tạo các sản phẩm và dịch vụ thông tin mới: Bên cạnh việc hoàn thiện những sản phẩm và dịch vụ hiện có, thư viện cần mở rộng thêm những sản phẩm và dịch vụ mới phù hợp với nhu cầu bạn đọc và khả năng của thư viện như: cung cấp danh sách các trang web hay, các nguồn thông tin miễn phí: thư viện cần sưu tầm những trang web hữu ích đáng tin cậy, cập nhật và phù hợp, phục vụ cho bạn đọc ở mọi lứa tuổi với các nhu cầu khác nhau, tập hợp những nguồn tài nguyên học tập, tài liệu tham khảo theo các chủ đề khác nhau, phục vụ cho đối tượng học sinh, sinh viên, giáo viên…

d. Nâng cao khả năng chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin

Việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin giúp thư viện tiết kiệm được thời gian, kinh phí, nhân lực, làm tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ của thư viện. Chính vì thế, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin chính là góp phần tăng hiệu quả ứng dụng CNTT trong thư viện. Thư viện tỉnh có thể tương tác, chia sẻ CSDL thư mục sách với các thư viện khác.

2. Về phía các cơ quan có thẩm quyền quản lý hoạt động thư viện

a. Tuyển dụng đội ngũ viên chức

Việc tuyển dụng nhân lực hiện nay tại các thư viện còn nhiều bất cập. Mặc dù đã có những tiêu chí về tuyển chọn nhân lực, nhưng thực tế hiện nay việc tuyển dụng nhân lực có chuyên môn, trình độ phù hợp với chức năng nhiệm vụ của thư viện, đặc biệt là nhân lực có trình độ công nghệ thông tin còn gặp nhiều khó khăn, Để CNTT trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho thư viện, đội ngũ người làm thư viện ngoài việc có kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ tốt cần  phải có nhận thức và trình độ về CNTT.

b. Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng CNTT

- Để đảm bảo cho ứng dụng CNTT trong thư viện đạt hiệu quả, cần phải có nguồn quỹ dành riêng cho ứng dụng CNTT, cụ thể là kinh phí cho cơ sở vật chất, trang thiết bị CNTT, nguồn  tài liệu thông tin điện tử và nhân lực. Trụ sở thư viện cũng cần được đầu tư nâng cấp, phải có phòng chuyên dùng cho việc quản lý đầu mối về CNTT mới đáp ứng yêu cầu phục vụ của một thư viện hiện nay./.

Hồng Giang

Thông báo